太阳集团2138手机版《归档文件整理规则》实施办法(试行)
发布人:李勇  发布时间:2018-06-14   浏览次数:10

第一章 总 则

       第一条 为适应档案现代化管理的需要,规范我院归档文件整理方法,提高工作效率,根据国家档案局《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)和《甘肃省<归档文件整理规则>实施细则》,结合我院实际,制定本办法。

       第二条 本办法中的归档文件是指学院在教学、科研、行政管理等活动中形成并已办理完毕,作为档案保存的纸质文件材料的整理。

       第三条 本办法规定了归档文件的质量要求、整理、分类、排列、编号、编目、装订等一系列具体整理方法。

第二章 归档文件质量要求与整理

       第四条 归档文件质量要求

       (一)归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,归档文件材料应齐全完整、准确,对破损的文件应予修整;字迹模糊或易褪变的(如压感纸、热敏纸等)的文件,应予复制备份后一并归档。

       (二)归档文件材料须纸质优良、字迹清楚,印章清晰。严禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝色复写纸起草、修改、复写文件。

       (三)归档文件材料应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。不得用订书针、大头针等装订或化学品粘贴,各系(部)、各单位整理归档的文件材料,每件/卷的区分可以临时使用回形针、凤尾夹等代替。

       第五条 归档文件的整理,归档文件以“件”作为整理单位:

       (一)“件”的确定及件内文件排序

       1.一般以一份文件为一件;

       2.文件正本与定稿合为一件,正本在前,定稿在后;

       3.正文与附件合为一件,正文在前,附件在后;

       4.原件与复制件(包括复印件以及抄件等)合为一件,原件在前,复制件在后;

       5.转发文与被转发文合为一件, 转发件在前,被转发件在后;

       6.同一年度内同一问题的请示与批复、报告与批示、函与复函等原则上各合为一件,请示与批复作为一件时,批复在前,请示在后;

       7.文件处理单或发文稿纸与相关文件合为一件,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后;

       8.报表、名册、图表、先容信存根、会议记录等类似文件材料,按其本来的形式,一个自然本(册)作为一件。

       (二) 以“卷”为整理单位

       新生录取名册、毕业生信息表、学生成绩档案表、高等毕业生登记表等以卷为整理单位;其他基建类、财会类、科研类等档案以其相应的实施细则来整理档案。

第三章 归档文件的分类与排列

       第六条 学院归档文件分类基本采用“年度—分类—保管期限”的分类法,具体操作方法如下:

       (一)将归档文件按保管期限分类。

       (二)把同一保管期限内的文件按年度分开,其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料,放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度。

       第七条 归档文件的排列

       (一)归档文件按分类、形成时间或文号的先后顺序排列;

       (二)同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度进行排列。

       (三)不同事由、不同时间、不同问题的文件材料,按事由、事件或问题结束的事件顺序、共同属性或重要程度进行排列。

       (四)会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别集中排列在一起。

       (五)因故在整理时未能及时归档的文件,归档后可将其排列在相应类别的最后,并在备考表中加以说明。

第四章 归档文件的编号与编目

       第八条 归档文件的编号

       (一)所有文件按要求整理、分类、排列完毕之后,应进行页号编写,所有归档文件材料须用铅笔编写页号。

       (二)凡是有文字、图表的页面都应编页,正面编在右上角,背面编在左上角,空白页面不编页;大张的文件或图表折叠后,仍按折叠前有字迹的页面数计算页数,每份文件均从“1”开始编写页号。

       (三)文件材料已印制成册并编有页码的,且文件原有页码与拟编制页码相同的,可以保持原有页码不变,不再重复编页。

       第九条 归档文件的编目

       (一)凡归档文件在分类、排列、编号、装订以后,应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件编制归档文件目录。

       (二)归档文件目录采用A4幅面,页面横向设置并采用EXCEL格式录入(目录模板详见附件)。

       (三)归档文件目录文字填写说明

       1.件号:归档文件材料件号顺序必须与实际归档文件材料的排列顺序一致。

       2.档号:由学院档案管理科负责填写。

       3.责任者:填写制发文件机关的名称或个人姓名,一般以文件的盖章或署名为准;机关应填写全称或通用简称,两个以上责任者请用六号黑体字。

       4.文号:填写文件的发文字号,填写时应照实抄录,不得省略其中的某一部分或改动,无文号的文件材料此项不填。

       5.题名:按照文件原题名录入,不得省略或变更,无标题或标题不能揭示文件内容的文件,要自拟标题填写,外加“[  ]”以示自行拟制,字体采用宋体5号字体录入。

       6.日期:填写文件的形成时间,一般以落款时间为准,如2016年1月9日、2016年10月11日分别标注为20160109和20161011,不得以其他形式填写。

       7.密级:文件密级按文件实际标注情况填写,没有密级的,不用填写。

       8.页数:填写每份文件的总页数,总页数以文件材料的最后一个页号为准。

       9.备注:必要时简要注释需要说明的特殊情况,需要说明的内容较多时,应填写在备考表内。

第五章 归档文件的修整、装订、装盒

       第十条 归档文件装订之前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

       (一)对缺张少页或附件等不齐全的应补齐;有破损的应予以修整,字迹模糊易褪变的应予复制,重要的传真件必须复制。

       (二)纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切,小于16开标准的应按A4标准进行背贴。

       (三)在进行上述工作时,要注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件,各类文件归档范围不变。

       第十一条 归档文件的装订

       (一)凡归档文书类文件统一按“件”进行装订。

       (二)文书类文件采用不锈钢夹或线绳装订,一份文件使用一个钢夹,如文件太薄,不便使用钢夹或线绳装订时,可使用少量胶水直角逐页粘贴;文件过厚不便使用钢夹时,可采用“三孔一线”进行装订。

       (三)已装订成册的刊物、书籍、会议记录、先容信存根、报表、名册等,可以保持原貌,不再拆开重新装订。

       第十二条 归档文件的装盒

       (一)归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒内。

       (二)每盒文件装好后,须在文件之后放置备考表,备考表内项目填写说明如下:

       1.盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件的完整程度、损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出等情况。

       2.整理人:填写立卷单位归档兼职档案员姓名。

       3.检查人:填写档案管理科人员姓名。

      4.日期:填写归档文件整理完毕日期。

 

      附件:归档文件目录式样及填写

 附件:归档文件目录式样及填写.doc  

 
 
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